Mikä SignSpace on?

Palaa resurssit sivulle

Sähköisen allekirjoittamisen, viestinnän ja arkistoinnin palvelualusta

SignSpace on selkeä, kontekstuaalinen viestintäjärjestelmä, joka sopeutuu sulavasti erikokoisten ja hierarkialtaan erilaisten organisaatioiden käyttöön. SignSpace mahdollistaa organisaation sisäisen ja organisaatioiden välisen viestinnän.

SignSpace-palvelussa on alan standardien mukaiset toiminnot digitaaliseen allekirjoittamiseen.

Organisaatiot, yritykset ja yksityishenkilöt voivat käyttää SignSpace-palvelua seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sähköinen allekirjoittaminen monenlaiselle digitaaliselle sisällölle
  • Yhteistyö sopimusten valmistelussa
  • Tehokas viestintä kaikkien sidosryhmien kesken ja organisaatioiden välillä
  • Turvallinen sisällönhallinta ja jakaminen sekä pitkäaikainen sisällön tallentaminen
  • Integroitu tehtävienhallinta

SignSpace auttaa organisaatioita, tiimejä ja liikekumppaneita

  • vähentämään sopimusten hallintaan kuluvaa aikaa
  • rakentamaan luottamusta toimijoiden välillä
  • varmistamaan, että verkostossa jaetut sisällöt pysyvät organisaation käytäntöjen puitteissa
  • parantamaan tietoturvaa kaikilla organisaation tasoilla

Organisaatiot voivat yhdistää SignSpacen osaksi liiketoimintainfrastruktuuriaan SignSpace API:n avulla.

Miten se toimii?

Tämä on pikaopas SignSpacen toimintaan. Tarkempia tietoja löydät SignSpacen aihekohtaisissa oppaista: käytön aloittaminen, yhteistyö tiloissa ja chateissa, asiakirjojen allekirjoittaminen, tehtävienhallinta, tiedostot ja ryhmät.

SignSpacessa navigointi

SignSpacessa kaikki muodollinen yhteistyö tapahtuu tiloissa. Myös asiakirjojen allekirjoittaminen tapahtuu tiloissa. Saat sähköpostiin ilmoitukset esimerkiksi kutsuista liittyä tilaan tai allekirjoittaa asiakirjoja, ja useimmat kutsut johtavat tiloissa tehtäviin toimiin.

Kaikki epämuodollinen yhteistyö SignSpacessa tapahtuu chateissa. Tiloissa on toimintoketjut (viestit, allekirjoituspyynnöt, tehtävät) ja chateissa on viestiketju. Tila ja chat on helppo erottaa toisistaan siitä, että tilassa kukin toiminto näkyy erillisenä valkoisena lohkona, kun taas kaikki chat-viestit näkyvät samaa valkoista taustaa vasten.

Tämä on tila:

None

Tämä on chat:

None

Tässä yläpalkissa on eri näkymien välilehdet ja + Uusi -painike, jolla luodaan uusi tila.

Top bar holds tabs for switching between views

+ Uusi -painikkeen painamisen jälkeen käynnistyy uuden tilan luominen, joka aloitetaan jollakin seuraavista toiminnoista: viesti, allekirjoituspyyntö tai tehtävä. Näillä “rakennuspalikoilla” voit esimerkiksi lähettää asiakirjoja katselmoitavaksi tai allekirjoitettavaksi kollegoillesi tai liikekumppaneillesi ja hallita kaikkia allekirjoituksen elinkaareen liittyviä tapahtumia ja viestintää yhdessä paikassa.

+ New button with open list

Päänäytössä on sivupalkki navigointia ja suodattamista varten. Sivupalkin kansiot sekä Ryhmät- ja Henkilöt-luettelot helpottavat sisällön suodattamista työtehtävän, ryhmän tai henkilön perusteella.

None

+ Chat-painike on sivupalkissa Henkilöt-luettelon yläpuolella. Voit aloittaa uuden chatin napsauttamalla painiketta.

+ Chat button for starting a new chat in the People shortlist

Sivupalkin yläosasta avautuu tilivalikko, josta hallinnoidaan tilejä ja josta pääsee tilinhallintasivuille (tilin nimen vieressä oleva hammasrataskuvake).

Open accounts menu with one accounts

Jos olet luonut SignSpaceen useamman kuin yhden tilin, voit valita haluamasi tilin tilivalikosta. SignSpacessa voi käyttää vain yhtä tiliä kerrallaan.

Open accounts menu with multiple accounts

Allekirjoitukset-, Tehtävät-, Tiedostot- ja Ryhmät-näkymät

Yläpalkissa on välilehdet, joiden avulla siirrytään Koti-näkymän sekä Allekirjoitukset-, Tehtävät-, Tiedostot- ja Ryhmät-näkymien välillä.

Top bar holds tabs for switching between views

Oletuksena aukeaa Koti-näkymä, jonka Koti-luettelosta pääset kaikkiin tiloihin ja chat-keskusteluihin.

Home space and chat list in the Home view

Kun siirryt Allekirjoitukset-näkymään, Koti-luettelon tilalla näkyy Allekirjoitukset-luettelo. Tässä näkymässä näet kaikki eri tilojen allekirjoituspyynnöt samassa luettelossa. Allekirjoitukset-välilehdessä näkyvä numero osoittaa, kuinka monta sinulle osoitettua allekirjoituspyyntöä on vielä avoimena. Voit siirtyä eri tilojen välillä ja tarkastella eri allekirjoituspyyntöjä helposti napsauttamalla luettelossa olevia allekirjoituspyyntöjä.

Signing requests list in the Signing view

Kun siirryt Tehtävät-näkymään, Koti-luettelon tilalla näkyy Tehtävät-luettelo. Tässä näkymässä näet kaikki eri tilojen tehtävät (mukaan lukien pääsyoikeuspyynnöt) samassa luettelossa. Tehtävät-välilehdessä näkyvä numero osoittaa, kuinka monta sinulle osoitettua tehtävää on vielä avoimena. Voit siirtyä eri tilojen välillä ja hallita tehtäviä helposti napsauttamalla tehtäviä.

Task list in the Tasks view

Tiedostot-näkymä on erilainen kuin muut näkymät. Tiedostot-luettelo on koko näytön kokoinen. Tässä näkymässä näet kaikki tiloihin ja chat-keskusteluihin lataamasi tiedostot sekä tiedostot, jotka muut ovat jakaneet sellaisissa tiloissa tai chateissa, joissa olet mukana. Samaan allekirjoituspyyntöön yhdistetyt tiedostot kootaan automaattisesti kansioon. Kaikki muut tiedostot näkyvät samassa luettelossa.

SignSpace window with the Files list in Files view

Haku

Kaikissa näkymissä on hakupalkki luettelon yläpuolella. Syötä hakusana ja paina Enter, niin näet luettelon hakusanaa vastaavista viesteistä, allekirjoituspyynnöistä, tehtävistä tai tiedostoista (valitsemasi tilan mukaan).

Active list search

Tarkempi suodatus onnistuu käyttämällä hakukenttää ja sivupalkin kansioita, Ryhmät-luetteloa tai Henkilöt-luetteloa.