Tehtävienhallinta

Palaa resurssit sivulle

Tässä osiossa käsitellään seuraavia aiheita:

Tehtävien yleiskatsaus

SignSpacessa tehtävä on toiminto, jossa henkilöille tai ryhmille määritetään jotakin suoritettavaksi.

Tehtävän voi luoda kahdella eri tavalla:

  • Voit luoda uuden tilan luomalla tehtävän. Jos haluat aloittaa täysin uuden yhteistyön tehtävällä (esim. ilmoitetulla ongelmalla), johon pääsevät vain ne henkilöt, jotka osallistuvat tehtävän ratkaisemiseen, luo tehtävälle uusi tila. Voit myös tehdä itsellesi oman tilan omia tehtäviäsi varten.
  • Voit lähettää tehtävän erillisenä toimintona olemassa olevaan tilaan. Jos olet luomassa yhtä tehtävää, joka liittyy useita tehtäviä sisältävään projektiin, voi olla kätevämpää luoda kaikki tehtävät samaan tilaan. Tällöin kannattaa luoda olemassa olevaan tilaan projektitiimille erillinen toiminto kutakin tehtävää varten.

Tehtävät luodaan tiloissa, ja ne näyttävät tältä:

None

Edistyksellisempää tehtävienhallintaa varten voi olla helpompi käyttää suoraan Tehtävät-luetteloa. Yläpalkissa on välilehdet, joiden avulla siirrytään aloitusnäkymän ja Tehtävät-näkymän välillä.

None

Kun siirryt Tehtävät-näkymään, Aloitus-luettelon tilalla näkyy Tehtävät-luettelo. Tehtävät-välilehdessä näkyvä numero (edellä olevassa esimerkissä 5) osoittaa, kuinka monta sinulle osoitettua tehtävää odottaa toimiasi.

Tehtävät-luettelossa näet kaikkien tilojen kaikki tehtävät, joihin sinulla on pääsy (paitsi allekirjoituspyynnöt, joille on erillinen näkymä). Voit siirtyä eri tehtävien välillä ja hallita niitä helposti napsauttamalla tehtäviä.

None

Tehtävän luominen uuteen tilaan

Jos haluat luoda tehtävän uudessa tilassa, napsauta + Uusi -painiketta ja valitse Tehtävä.

None

Täytä uuden tehtävän lomake.

Käytössäsi oleva SignSpace-tili näkyy Tili-kentässä. Jos sinulla on useampi kuin yksi tili, jolla pystyt luomaan uusia tiloja, voit valita haluamasi tilin Tili-kentästä. Tehtävän otsikko on myös tilan otsikko. Tekijät saavat pääsyn luotuun tilaan, ja heidät kutsutaan suorittamaan tehtävää. Muut vastaanottajat -kentässä on luettelo muista käyttäjistä, jotka saavat ilmoituksen tästä tehtävästä ja joille annetaan pääsy luotuun tilaan mutta joille tätä tehtävää ei ole osoitettu. Voit määrittää tehtävälle määräpäivän. Tehtävän kuvaus -kohtaan voit lisätä tarkemman tehtävänkuvauksen ja liittää tiedostoja.

None

Tehtävä luo uuden tilan, joten lomakkeen alapalkissa on linkki Tietoturva-asetuksiin. Asetukset koskevat nyt luotavaa tilaa. Niitä voi muokata milloin tahansa, ja tästä niihin pääsee helposti. Kun napsautat linkkiä, seuraava ponnahdusikkuna avautuu:

None

Tietoturva-asetusten eri vaihtoehdot kuvataan tarkemmin tämän aiheen kohdassa Tilojen turvallisuus.

Kun muokkaat lomaketta, tehtävää ei tallenneta luonnoksena. Jos siis napsautat X- tai Hylkää-kohtaa, sinulta kysytään, haluatko hylätä tallentamattomat muutokset.

None

Kun napsautat uuden tehtävän lomakkeessa Lähetä, luodaan uusi tila, ja tehtävä näkyy tilan ensimmäisenä toimintona.

None

Tehtävän luominen olemassa olevaan tilaan

Jos haluat luoda tehtävän uutena toimintona olemassa olevaan tilaan, napsauta alareunan vastauspalkin yläpuolella olevaa Tehtävä-linkkiä.

None

Tehtävälomake avautuu. Täytä lomake ja napsauta Lähetä.

None

Kun muokkaat lomaketta, tehtävää ei tallenneta luonnoksena. Jos siis napsautat X- tai Hylkää-kohtaa, sinulta kysytään, haluatko hylätä tallentamattomat muutokset.

None

Tämä tehtävä lähetetään erillisenä toimintona valittuna olevaan tilaan, kun napsautat tehtävälomakkeessa Lähetä.

None

Tehtävän suorittaminen valmiiksi

Kun sinulle osoitetaan tehtävä, saat ilmoituksen sähköpostiisi. Siirry siihen SignSpace-tilaan, johon tehtävä on lähetetty, napsauttamalla Katsele tehtävää -painiketta tai sähköpostiviestissä olevaa linkkiä:

None

Tarkastele koko tehtävää SignSpacessa ja napsauta nimesi vieressä näkyvää Valmis-painiketta, kun olet suorittanut tehtävän.

None

Painikkeen tilalle tulee tieto sen valmistumisesta ja valmistumisaika.

None

Vaikka sama tehtävä olisi osoitettu useammalle henkilölle, koko tehtävä merkitään valmiiksi, kun yksikin henkilö merkitsee sen valmiiksi.

Tehtävän voi merkitä valmiiksi myös toisen henkilön puolesta valitsemalla kontekstivalikosta Aseta valmiiksi. Kuka tahansa tilan jäsen voi tehdä tämän minkä tahansa tilassa olevan tehtävän osalta. Tehtävän tilaksi muuttuu Valmis.

None

Valmiiksi merkittyä tehtävää ei voi avata uudelleen.

Tehtävän peruuttaminen ja avaaminen uudelleen

Kuka tahansa tilan jäsen voi perua tehtävän, joka ei enää ole tarpeellinen. Toiminto on tehtävän kontekstivalikossa.

None

Kun tehtävä peruutetaan, se näytetään pienennettynä.

None

Kuka tahansa tilan jäsen voi avata uudelleen tai suorittaa valmiiksi perutun tehtävän. Toiminto on tehtävän kontekstivalikossa.

None

Valmiiksi merkittyä tehtävää ei voi avata uudelleen.

Tehtävähistorian katseleminen

Tehtävähistoria on tehtävän kontekstivalikossa.

None

Siitä avautuu apuikkuna, jossa näkyy luettelo tärkeimmistä tehtävän sisällön tai tilan muutoksiin liittyvistä toimista.

None

Tehtäväluettelo

Kun avaat SignSpacen, näet ensin tehtävät aloitusnäkymässä. Tehokkaampaa tehtävien hallintaa varten voit siirtyä Tehtävät-näkymään. Aloitus-luettelon sijaan näet Tehtävät-luettelon, jossa kaikki eri tilojen tehtävät on lueteltu erillisinä kohtina. Voit helposti siirtyä eri tilojen välillä ja keskittyä pelkkään tehtävien hallintaan napsauttamalla Tehtävät-luettelon eri kohtia. Kun napsautat tehtävää, yksityiskohtaiset tiedot sisältävä näkymä avautuu tilaan, jossa tehtävä on, ja siirtyy valitun tehtävän kohtaan. Valittu tehtävä on merkitty sinisellä reunuksella.

None

Allekirjoituspyynnöt eivät näy tehtävinä Tehtävät-luettelossa. Jos haluat käsitellä allekirjoituspyyntöjä, siirry yläpalkista Allekirjoitukset-näkymään.

None

Tehtävät luetellaan aikajärjestyksessä niin, että uusin on ylimpänä. Värit osoittavat tehtävän tilan:

  • Keltainen: osoitettu sinulle. Tehtävät-välilehdessä näkyvä numero (edellä olevassa esimerkissä 6) osoittaa, kuinka monta tehtävää sinulle on osoitettu.
  • Harmaa: peruttu tai valmis.

None

Jos olet tilan omistaja tai organisaation hallinnoija, myös pääsyoikeuspyynnöt näkyvät sinulle tehtävinä. Jos haluat nähdä pelkät pääsyoikeuspyynnöt, suodata ne valitsemalla sivupalkista Pääsyoikeuspyynnöt.

None

Samalla tavoin voit suodattaa keskeneräiset, sinulle osoitetut tehtävät, luomasi tehtävät jne.

None