Asiakirjojen allekirjoittaminen

Asiakirjojen allekirjoittamisen yleiskatsaus

Asiakirjat allekirjoitetaan SignSpace-palvelun tiloissa.

Aloita asiakirjan allekirjoittaminen luomalla allekirjoituspyyntö. Allekirjoituspyyntö on tilassa tapahtuva toiminto, jossa liitetään allekirjoitettavat tiedostot ja kutsutaan allekirjoittajat tarkistamaan asiakirjat ja allekirjoittamaan ne sähköisesti. Tilaan lähetetty allekirjoituspyyntö näyttää tältä:

Allekirjoituspyynnön voi luoda ilman allekirjoitusjärjestystä (kuten edellä olevassa esimerkissä), tai siinä voi määrittää järjestyksen, jossa allekirjoittajien on allekirjoitettava asiakirjat.

Voit luoda allekirjoituspyynnön tilan eri kohdista sen mukaan, mitä haluat saavuttaa:

• Voit luoda uuden tilan luomalla allekirjoituspyynnön. Jos haluat aloittaa täysin uuden yhteistyön allekirjoituspyynnöllä, johon pääsevät vain ne henkilöt, joiden on allekirjoitettava asiakirja, paras vaihtoehto on uuden tilan luominen allekirjoituspyynnölle.
• Voit lähettää allekirjoituspyynnön erillisenä toimintona olemassa olevaan tilaan (SignSpace-palvelussa tätä kutsutaan myös tilassa olevaksi erilliseksi keskusteluksi). Jos esimerkiksi olet luomassa yhtä useista allekirjoituspyynnöistä, jotka liittyvät pitkäaikaiseen sopimukseen, voi olla kätevämpää luoda kaikki allekirjoituspyynnöt samaan tilaan. Voit silti haluta erottaa eri allekirjoituspyynnöt toisistaan. Tällöin kannattaa luoda olemassa olevaan tilaan erillinen toiminto kutakin allekirjoituspyyntöä varten.
• Voit myös luoda allekirjoituspyynnön ulkoisesta liiketoimintasovelluksesta SignSpace API:n avulla. Lisätietoja allekirjoituspyyntöjen luomisesta API:n kautta on osoitteessa https://dev.signspace.com/

Kun allekirjoituspyyntö on luotu, allekirjoittajat saavat sähköpostilla pyynnön allekirjoittaa asiakirjat.

SignSpace-palvelun käyttäjien tapauksessa sähköpostiviestissä oleva Katsele allekirjoituspyyntöä -painike ohjaa allekirjoittajan tilaan, jossa allekirjoituspyyntö on.

Kun allekirjoittaja, joka ei ole rekisteröitynyt SignSpace-palvelun käyttäjäksi, napsauttaa sähköpostiviestissä Katsele allekirjoituspyyntöä -painiketta, hänet ohjataan suoraan asiakirjan esikatseluun ja allekirjoitusnäkymään. Allekirjoittaja voi allekirjoittaa allekirjoituspyynnön rekisteröitymättä ja halutessaan luoda SignSpace-tilin myöhemmin.

Jos sinulla on SignSpace-palvelussa useita allekirjoituspyyntöjä, yläpalkissa on erillinen Allekirjoitukset-näkymä. Siinä luetellaan kaikki allekirjoituspyynnöt, joihin sinulla on pääsy, ja sen kautta pääset helposti kaikkiin asianmukaisiin tiloihin.

SignSpace-palvelussa on kahdentasoisia allekirjoituksia. Allekirjoituspyynnön luoja valitsee kullekin allekirjoituspyynnölle sopivan tason.

Jos Kevyt taso valitaan, jokaista allekirjoittajaa pyydetään tunnistautumaan sähköpostin varmennuksella joko SignSpace-tilin luonnin yhteydessä tai allekirjoittamisen aikana kertakäyttöisellä turvakoodilla, joka toimitetaan allekirjoittajalle sähköpostilla.

Jos Vahva taso valitaan, allekirjoittajan on tunnistauduttava käyttäen vahvaa sähköistä tunnistautumista joko allekirjoittamisen yhteydessä tai aiemmin hänen hakiessaan henkilökohtaista SignSpace-palvelun kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta. Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu Signicat-varmennuspalvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Allekirjoittajien henkilöllisyyden varmentaminen edellyttää heiltä pankkitunnuksia tai matkapuhelimessa olevia sähköisiä henkilöllisyystodistuksia.

Kun kaikki allekirjoittajat allekirjoittavat allekirjoituspyynnön, allekirjoitetut asiakirjat tulevat nähtäville tilaan, johon allekirjoituspyyntö lähetettiin.

Allekirjoitetut asiakirjat myös tallennetaan automaattisesti SignSpace-palveluun kymmeneksi vuodeksi. Käyttäjät voivat kuitenkin myös ladata tiedostot. SignSpace-palvelulla on myös varmennuspalvelu osoitteessa https://www.signspace.com/verification.html. Siellä voi varmentaa allekirjoituksen voimassaolon ja asiakirjan eheyden.

Allekirjoituspyynnön luominen uuteen tilaan

Jos haluat luoda allekirjoituspyynnön uudessa tilassa, napsauta + Uusi -painiketta ja valitse Allekirjoituspyyntö.

Täytä uuden allekirjoituspyynnön lomake.

Allekirjoituspyynnön otsikkona ja pyynnön sisältävän uuden tilan otsikkona käytetään Sopimuksen nimi -kentässä olevaa tekstiä. Tarvittaessa voit vaihtaa niitä myöhemmin.

Allekirjoittajat kutsutaan sähköpostitse allekirjoittamaan liitetyt asiakirjat, ja he saavat pääsyn tilaan, jossa pyyntö on. Kun syötät allekirjoittajan nimen tai sähköpostiosoitteen, syöttökenttä muuttuu seuraavaan muotoon:

Allekirjoittajan nimi tai sähköposti näkyy vasemmassa sarakkeessa. Tämä on allekirjoituspyynnön ainoa pakollinen tieto. Kaikki muut tiedot ovat valinnaisia:

• Henkilökuvakkeesta avautuu apuikkuna, jossa lisätään allekirjoittajan nimi ja titteli. Allekirjoittajan nimi näytetään allekirjoitussivulla, kun käytetään kevyttä henkilöllisyyden tunnistusta. Jos nimeä ei anneta, allekirjoittajaa pyydetään antamaan nimi ennen allekirjoittamista. Jos olemassa olevan SignSpace-käyttäjän nimitiedot ovat jo saatavilla järjestelmästä, niitä ei voi muokata tässä. Allekirjoittajan titteli näytetään allekirjoitustositteella allekirjoittajan nimen alla, jos titteli on ilmoitettu.

• Oikeassa sarakkeessa näkyy sopijapuolen (eli organisaation) nimi. Jos allekirjoittaja on olemassa oleva SignSpace-käyttäjä, sopijapuolen tiedot näytetään tämän käyttäjän SignSpace-tilin mukaisesti. Joissakin tapauksissa SignSpacen käyttäjillä on useampi tili, jotka kuuluvat eri organisaatioihin. Tällöin käyttäjä voi valita oikean sopijapuolen luettelosta. Jos haluat jättää sopijapuolen tiedot tyhjäksi allekirjoitussivulla, valitse luettelosta "-". Jos haluat lisätä eri organisaation, joka ei ole luettelossa, kirjoita organisaation nimi syöttökenttään. Suomalaisten yritysten tapauksessa ehdotetaan Kaupparekisterissä olevaa vastaavaa organisaatiota, kun taas ulkomaalaisten yritysten tapauksessa tämä on vapaatekstikenttä. Sopijapuoli näytetään allekirjoitustositteella allekirjoittajan nimen ja tittelin alla, jos sopijapuoli on ilmoitettu.

Jos otat Allekirjoittamisjärjestys päällä -asetuksen käyttöön lisävaihtoehdoissa, allekirjoittajat kutsutaan allekirjoittamaan asiakirjat määrittämässäsi numerojärjestyksessä.

Lisää Muut vastaanottajat -kenttään muita käyttäjiä, jotka saavat ilmoituksen tästä allekirjoituspyynnöstä ja joille annetaan pääsy luotuun tilaan.

Lisää Omistajat-kenttään muita käyttäjiä, jotka määritetään allekirjoituspyynnön ja tilan omistajiksi. Tämän jälkeen he pystyvät muokkaamaan ja hallinnoimaan allekirjoituspyyntöä ja tilaa, johon se on lähetetty. Sinun ei tarvitse lisätä itseäsi omistajaluetteloon, sillä allekirjoituspyynnön laatijasta tulee automaattisesti sen omistaja.

Muut vastaanottajat- ja Omistajat-syöttökenttien päässä olevien kirjekuorikuvakkeiden avulla hallinnoidaan, milloin SignSpace lähettää tätä allekirjoituspyyntöä koskevia ilmoituksia näille ryhmille.

Lisää allekirjoitettavat tiedostot Allekirjoitettavat tiedostot -alueelle.

Voit lisätä vapaavalintaisen viestin osallistujille Viesti-kenttään.

Lisävaihtoehdoissa on lisää allekirjoituspyynnön hallintamahdollisuuksia.

Salli delegointi antaa allekirjoittajille mahdollisuuden delegoida allekirjoituspyynnön toiselle käyttäjälle, jos alkuperäinen allekirjoittaja ei ole oikea henkilö allekirjoittamaan.

Suojaa tiedostot -vaihtoehto suojaa liitetyt tiedostot niiden avaamiseen tarvittavalla turvakoodilla, jos käyttäjä allekirjoittaa tiedostot rekisteröitymättä SignSpaceen.

Valitse Tunnistautumisen tapa -kohdassa tarvittava allekirjoituksen taso, joka voi olla Kevyt (vahvaa sähköistä tunnistautumista ei tarvita) tai Vahva (vahva sähköinen tunnistautuminen tarvitaan).

Lisää allekirjoituspyyntöön vastaamiselle määräaika ja ota automaattiset muistutukset käyttöön napsauttamalla Lisää eräpäivä. Muistutukset lähetetään 3 päivää etukäteen, 1 päivä etukäteen ja kun määräpäivä on ohitettu. Allekirjoittajat voivat allekirjoittaa myös määräpäivän jälkeen.

Voit myös vaihtaa allekirjoitusprosessin kieltä, jos haluat kaikkien käyttäjien saavan sähköposti-ilmoitukset ja näkevän allekirjoittamisympäristön tietyllä kielellä.

Allekirjoituspyyntö luo uuden tilan, joten lomakkeen alapalkissa on linkki Tietoturva-asetuksiin. Asetukset koskevat nyt luotavaa tilaa. Niitä voi muokata milloin tahansa, ja tästä niihin pääsee helposti. Kun napsautat linkkiä, seuraava ponnahdusikkuna avautuu:

Tietoturva-asetusten eri vaihtoehdot kuvataan tarkemmin tämän aiheen kohdassa Tilojen turvallisuus.

Kun muokkaat lomaketta, allekirjoituspyyntöä ei tallenneta luonnoksena. Jos siis napsautat X- tai Hylkää-kohtaa, sinulta kysytään, haluatko hylätä tallentamattomat muutokset.

Kun olet napsauttanut Lähetä, luodaan uusi tila, ja allekirjoituspyyntö näkyy tilan ensimmäisenä toimintona.

Allekirjoituspyynnön luominen olemassa olevaan tilaan

Jos haluat luoda allekirjoituspyynnön uutena toimintona olemassa olevaan tilaan, napsauta alareunan vastauspalkissa olevia kolmea pistettä ja valitse kontekstivalikosta Allekirjoituspyyntö.

Jos aloit jo kirjoittaa vastausta, näet Allekirjoituspyyntö-linkin myös alareunan vastauspalkin yläpuolella olevassa kelluvassa valikossa.

Allekirjoituspyyntölomake avautuu. Täytä lomake.

Tämä allekirjoituspyyntö lähetetään erillisenä toimintona valittuna olevaan tilaan.

Allekirjoitusjärjestys

Allekirjoituspyyntölomakkeen lisäasetuksissa voi ottaa allekirjoitusjärjestystoiminnon käyttöön. Oletuksena allekirjoitusjärjestystoiminto ei ole käytössä. Kaikki allekirjoittajat siis kutsutaan samanaikaisesti allekirjoittamaan asiakirjat, kun allekirjoituspyyntö luodaan.

Jos haluat allekirjoittajien allekirjoittavan asiakirjat tietyssä järjestyksessä, valitse lomakkeessa Allekirjoitusjärjestys päällä. Tämän jälkeen jokaisen allekirjoittajan kohdalla näkyy numero, jota voit muuttaa.

Oletuksena jokaisella on numero 1. Napsauta niitä numeroita, jotka haluat muuttaa.

Kun allekirjoituspyyntö lähetetään, kaikki allekirjoittajat saavat välittömästi tiedon luodusta allekirjoituspyynnöstä, mutta kukin voi allekirjoittaa asiakirjat vain numeron mukaisella vuorollaan.

Jos allekirjoittaja nro 2 katselee allekirjoituspyynnön tiedostoja ennen kuin allekirjoittaja nro 1 on allekirjoittanut, allekirjoittajaluettelo näyttää tältä eikä allekirjoittaja nro 2 voi napsauttaa Lue ja allekirjoita -painiketta.

Henkilöllisyyden varmentamisen vaihtoehtoiset tavat

SignSpace-palvelussa on kaksi vaihtoehtoa henkilöllisyyden varmentamiseen. Allekirjoituspyynnön laatija valitsee kullekin allekirjoituspyynnölle asianmukaisen tason lisäasetuksissa.

Jos Kevyt taso valitaan, allekirjoittajien tunnistautuminen sähköpostin varmennuksella riittää:

• Rekisteröityneet käyttäjät ovat varmentaneet sähköpostiosoitteensa tilin luonnin yhteydessä.
• Rekisteröitymättömille käyttäjille, jotka allekirjoittavat asiakirjat rekisteröitymättä, lähetetään sähköpostilla kertakäyttöinen turvakoodi.

Kevyt taso on helpompi ja nopeampi tapa allekirjoittaa, mutta se varmentaa allekirjoittajien henkilöllisyyden heikommin. Jos siis allekirjoittaminen edellyttää allekirjoittajien henkilöllisyyden vahvaa varmentamista, on hyvä valita Vahva taso.

Jos Vahva taso valitaan, allekirjoittajan on tunnistauduttava käyttäen vahvaa sähköistä tunnistautumista:

• Rekisteröityneet käyttäjät tunnistautuvat jokaisen allekirjoitustapahtuman yhteydessä, jos allekirjoittamiseen ei käytetä SignSpace Key -sovellusta.
• Rekisteröityneet käyttäjät tunnistautuvat vain kerran hakiessaan SignSpace-palvelun kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta SignSpace Key -mobiilisovelluksessa, jos allekirjoittamiseen käytetään SignSpace Key -sovellusta.
• Rekisteröitymättömät käyttäjät, jotka allekirjoittavat asiakirjat rekisteröitymättä, tunnistautuvat jokaisen allekirjoitustapahtuman yhteydessä.

Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu Signicat-varmennuspalvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Allekirjoittajien henkilöllisyyden varmentaminen edellyttää heiltä pankkitunnuksia tai matkapuhelimessa olevia sähköisiä henkilöllisyystodistuksia.

Maat joissa tällä hetkellä mahdollisuus vahvaan sähköiseen tunnistautumiseen: Suomi, Ruotsi, Norja, Eesti, Latvia, Liettua + tarvittaessa maita jotka saatavilla luottamuspalvelun tarjoajilla.

Kaikki SignSpace-palvelussa luodut allekirjoitukset ovat eIDAS-asetuksen eli asetuksen (EU) N:o 910/2014 mukaisia. Lisätietoa allekirjoituksista on osoitteessa https://resources.signspace.com/legal-compliance.

Asiakirjan allekirjoittaminen, jos olet rekisteröitynyt SignSpace-palvelun käyttäjä

Kun sinut kutsutaan allekirjoittamaan asiakirja, saat ilmoituksen sähköpostiisi.

Siirry sähköpostiviestissä olevan linkin kautta SignSpacen tilaan, jossa allekirjoituspyyntö on.

Aloita allekirjoittamisprosessi napsauttamalla nimesi vieressä olevaa Lue ja allekirjoita -kohtaa.

Asiakirjan esikatseluikkuna avautuu.

Lue kaikki asiakirjat – tarkastettavana voi olla useampi kuin yksi asiakirja. Halutessasi voit ladata asiakirjat tarkastettavaksi. SignSpace-palveluun voi ladata useita eri asiakirjatyyppejä, ja asiakirjan esikatselu ei välttämättä ole käytettävissä kaikkien asiakirjatyyppien tapauksessa. Tällöin tiedostot on ladattava tietokoneelle tarkastamista varten.

Jos havaitset asiakirjaa tarkistaessasi, ettet ole oikea henkilö allekirjoittamaan pyyntöä, käytettävissäsi on kaksi vaihtoehtoa:

• Delegoi allekirjoituspyyntö
• Ilmoita, että et voi allekirjoittaa.

Delegoi-painike näkyy asiakirjan tarkistuksessa jokaisella sivulla ja allekirjoitusprosessin viimeisellä sivulla. Valitse tämä vaihtoehto, jos tiedät, kuka on oikea henkilö allekirjoittamaan. Avautuvassa lomakkeessa voit lisätä uuden allekirjoittajan nimen tai sähköpostiosoitteen ja kirjoittaa vapaavalintaisen viestin uudelle allekirjoittajalle. Viesti on yksityinen ja toimitetaan vain uudelle allekirjoittajalle sähköpostikutsussa.

En voi allekirjoittaa -painike näkyy allekirjoitusprosessin viimeisellä sivulla. Valitse tämä vaihtoehto, jos et voi allekirjoittaa etkä tiedä, kuka olisi oikea henkilö allekirjoittamaan. Allekirjoituspyyntö asetetaan pitoon (allekirjoituspyynnön omistaja voi tarvittaessa avata sen uudelleen), ja allekirjoituksesi tila muuttuu seuraavaksi:

Jos olet oikea henkilö allekirjoittamaan, napsauta Jatka allekirjoittamaan -painiketta, kun olet tarkistanut kaikki asiakirjat.

Suorita allekirjoittamisprosessi loppuun napsauttamalla Allekirjoita 2 dokumenttia nyt.

Tässä esimerkissä allekirjoituspyynnön luontivaiheessa valittiin allekirjoituksen tasoksi Kevyt, joten vahvaa sähköistä tunnistautumista ei tarvita. Kun SignSpace on käsitellyt pyyntösi, palaat automaattisesti tilaan, johon allekirjoituspyyntö on lähetetty.

Nimesi kohdalla allekirjoituspyynnön tilaksi on vaihtunut Allekirjoitettu.

Jos allekirjoituksen tasoksi on valittu Vahva, prosessi on erilainen Allekirjoita 2 dokumenttia nyt -painikkeen painamisen jälkeen. Jos allekirjoituksen taso on Vahva, allekirjoittaminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Helpoin tapa on käyttää SignSpace Key -sovellusta allekirjoittamiseen. Jos käytät jo sovellusta, saat matkapuhelimeesi push-ilmoituksen, joka sisältää allekirjoituspyynnön. Paina Allekirjoita-painiketta ja allekirjoita syöttämällä puhelimesi salasana tai käyttämällä kosketustunnistinta. Allekirjoittaminen on valmis -tietoruutu avautuu tietokoneellasi, kun SignSpace on käsitellyt pyyntösi.

Jos et vielä käytä SignSpace Key -mobiilisovellusta, tämä näyttö avautuu ja sovelluksen asentamista ehdotetaan. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja napsauta Lähetä minulle latauslinkki sähköpostitse. Jatka allekirjoittamista verkossa napsauttamalla Sulje tämä ponnahdusikkuna.

Sovelluksen asennuslinkki lähetetään sähköpostiisi. Nämä ohjeet tulevat tietokoneen näyttöön.

Avaa sähköpostisi Saapuneet-kansio matkapuhelimellasi ja asenna sovellus. Kuten ohjeissa todetaan, asentamisen jälkeen mobiilisovellukseen on kirjauduttava SignSpace-tilin tunnuksilla. Sen jälkeen on suoritettava vahva sähköinen tunnistautuminen. Se tehdään Signicat-palvelussa, ja se tehdään vain kerran. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Pidä pankkitunnuksesi tai matkapuhelimessa oleva sähköinen henkilöllisyystodistuksesi valmiina henkilöllisyytesi varmentamista varten. Sovellus on valmis allekirjoittamista varten, kun näet tämän näytön.

Kun sovelluksen asennus on valmis, puhelimeesi lähetetään push-ilmoitus, jossa on allekirjoituspyyntö.

Paina Allekirjoita-painiketta ja allekirjoita syöttämällä puhelimesi salasana tai käyttämällä kosketustunnistinta. Allekirjoittaminen on valmis -tietoruutu avautuu tietokoneellasi, kun SignSpace on käsitellyt pyyntösi.

Jos et käytä älypuhelinta tai se ei ole ulottuvillasi, voit jatkaa allekirjoittamista SignSpace-verkkosovelluksella. Napsauta Jatka allekirjoittamista tämän käyttöliittymän kautta -linkkiä. Tällöin sinua kuitenkin pyydetään suorittamaan vahva sähköinen tunnistautuminen aina, kun allekirjoitat asiakirjan, jonka allekirjoituksen on oltava Vahva.

Jos et käytä älypuhelinta tai se ei ole ulottuvillasi, voit jatkaa allekirjoittamista SignSpace-verkkosovelluksella. Tässä tapauksessa sinua kuitenkin pyydetään suorittamaan vahva sähköinen tunnistus joka kerta, kun allekirjoitat asiakirjan, jonka allekirjoituksen on oltava Vahva.

Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu henkilöllisyyden varmentamiseen tarkoitetussa Signicat-palvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Pidä pankkitunnuksesi tai matkapuhelimessa oleva sähköinen henkilöllisyystodistuksesi valmiina henkilöllisyytesi varmentamista varten.

Kun palaat SignSpace-palveluun varmennettuasi henkilöllisyytesi, jatka allekirjoittamista napsauttamalla Allekirjoita 2 dokumenttia nyt -painiketta uudelleen.

Saat ilmoituksen, että asiakirjan allekirjoittaminen onnistui, ja palaat tilaan, johon allekirjoituspyyntö on lähetetty.

Nimesi kohdalla allekirjoituspyynnön tilaksi on vaihtunut Allekirjoitettu.

Huomautus! Jos et ole viimeinen asiakirjan allekirjoittaja, allekirjoituspyyntöön liitetyssä asiakirjassa ei vielä näy sähköistä allekirjoitustasi. Jos avaat tai lataan asiakirjan nyt, siinä ei näy yhtään allekirjoitusta. Asiakirjan allekirjoitukset tulevat näkyviin vasta, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet sen. Saat sähköpostiviestin, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan ja sähköisillä allekirjoituksilla varustetut asiakirjat ovat valmiina ladattavaksi.

Asiakirjan allekirjoittaminen rekisteröitymättä SignSpace-palveluun

Allekirjoittajat, joilla ei ole SignSpace-tiliä, saavat ilmoituksen allekirjoituspyynnöstä. He voivat allekirjoittaa rekisteröitymättä napsauttamalla Katsele allekirjoituspyyntöä.

Jos pääsy asiakirjoihin on suojattu pääsykoodilla, sinua kehotetaan syöttämään pääsykoodi. Se lähetetään sinulle sähköpostilla.

Etsi pääsykoodi sähköpostistasi.

Kun olet syöttänyt pääsykoodin, pääset tiedostoihin, joita allekirjoituspyyntö koskee.

Jos havaitset, ettet ole oikea henkilö allekirjoittamaan tiedostoja, käytettävissäsi on kaksi vaihtoehtoa:

• Delegoi allekirjoituspyyntö
• Ilmoita, että et voi allekirjoittaa.

Delegoi-painike näkyy asiakirjan tarkistuksessa jokaisella sivulla. Valitse tämä vaihtoehto, jos tiedät, kuka on oikea henkilö allekirjoittamaan. Avautuvassa lomakkeessa voit lisätä uuden allekirjoittajan sähköpostiosoitteen ja kirjoittaa vapaavalintaisen viestin uudelle allekirjoittajalle. Viesti on yksityinen ja toimitetaan vain uudelle allekirjoittajalle sähköpostikutsussa.

En voi allekirjoittaa -painike näkyy asiakirjan tarkistuksessa jokaisella sivulla ja allekirjoitusprosessin viimeisellä sivulla. Sinua pyydetään kertomaan kommentissa, miksi et voi allekirjoittaa allekirjoituspyyntöä. Kommentti lisätään SignSpace-palveluun julkisesti, jolloin kaikki tilan jäsenet näkevät sen. Allekirjoituspyyntö asetetaan pitoon, ja allekirjoituspyynnön laatija saa tiedon valitsemastasi vaihtoehdosta.

Jos allekirjoituspyyntö on osoitettu sinulle oikein, lue kaikki asiakirjat – tarkastettavana voi olla useampi kuin yksi asiakirja. Halutessasi voit ladata asiakirjat tarkastettavaksi. SignSpace-palveluun voi ladata useita eri asiakirjatyyppejä, ja asiakirjan esikatselu ei välttämättä ole käytettävissä kaikkien asiakirjatyyppien tapauksessa. Tällöin tiedostot on ladattava tietokoneelle tarkastamista varten.

Kun olet tarkistanut kaikki asiakirjat, napsauta Jatka allekirjoittamaan -painiketta. Suorita sitten allekirjoittamisprosessi loppuun napsauttamalla Allekirjoita 2 dokumenttia nyt.

Jos allekirjoituspyyntöön on määritetty Kevyt taso ja allekirjoituspyynnön laatija ei syöttänyt koko nimeäsi, sinua kehotetaan syöttämään nimesi. Kirjoita nimesi virallisessa muodossa – se näkyy asiakirjan allekirjoituksissa.

Napsauta Allekirjoita nyt. Tämän jälkeen saat ilmoituksen, että asiakirja on allekirjoitettu onnistuneesti. Suosittelemme kuitenkin SignSpace-tilin luomista, jotta voit osallistua keskusteluun ja seurata allekirjoitusprosessia ja pääset käsiksi kaikkien allekirjoittamiin lopullisiin, arkistoituihin asiakirjoihin.

Jos allekirjoituspyyntöön on määritetty Vahva taso, nimen syöttämisen sijaan sinua kehotetaan suorittamaan vahva tunnistautuminen allekirjoittamisen yhteydessä. Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu henkilöllisyyden varmentamiseen tarkoitetussa Signicat-palvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Pidä pankkitunnuksesi tai matkapuhelimessa oleva sähköinen henkilöllisyystodistuksesi valmiina henkilöllisyytesi varmentamista varten.

Kun palaat SignSpace-palveluunn henkilöllisyytesi varmentamisen jälkeen, saat ilmoituksen, että asiakirja on allekirjoitettu onnistuneesti.

Allekirjoituspyynnön muokkaaminen

Jos olet allekirjoituspyynnön omistaja, voit muokata lähetettyä allekirjoituspyyntöä. Napsauta lähetetyn allekirjoituspyynnön alareunassa olevaa Muokkaa allekirjoituspyyntöä -linkkiä.

Muokattava lomake avautuu.

Voit muuttaa sopimuksen nimeä, poistaa allekirjoittajia, jotka eivät vielä ole allekirjoittaneet (sellaista allekirjoittajaa, joka on jo allekirjoittanut asiakirjan, ei voi poistaa), lisätä uusia allekirjoittajia, lisätä muita vastaanottajia tai allekirjoituspyynnön omistajia tai muuttaa viestin tekstiä. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna-painiketta, niin allekirjoituspyyntö päivitetään (uudet osallistujat saavat myös allekirjoituspyyntöön liittyvät kutsut). Tekstikenttien (kuten sopimuksen otsikon ja viestin tekstin) vieressä näkyy (muokattu)-ilmoitus.

Voit hallinnoida lisävaihtoehtoja myös muokkauslomakkeella. Voit esimerkiksi ottaa allekirjoitusjärjestyksen käyttöön ja pois käytöstä.

Yksilöllisten allekirjoituspyyntölinkkien lähettäminen

Jos allekirjoituspyynnön lähettäminen SignSpace-järjestelmästä ei onnistu teknisistä syistä, allekirjoituspyynnön laatijalla on pääsy kullekin allekirjoittajalle lähetettyyn yksilölliseen kutsulinkkiin. Napsauta lähetetyssä allekirjoituspyynnössä kyseisen allekirjoittajan rivillä näkyviä kolmea pistettä, niin voit kopioida linkin avautuvasta kontekstivalikosta. Napsauta valikkokohtaa, niin linkki kopioidaan tietokoneesi leikepöydälle. Voit nyt liittää sen toiseen jakotyökaluun, kuten sähköpostiin tai chat-keskusteluun.

Yksilöllinen linkki on käytettävissä vain allekirjoituspyynnöissä, joissa henkilöllisyyden varmennusmenetelmäksi on valittu ”Kevyt”.

Huomaa! Tietoturva on huomioitava tämän toiminnon yhteydessä, sillä yksittäinen allekirjoittaja on tunnistettavissa yksilöllisestä linkistä. Varmista, että jaat kunkin linkin vain oikealle osallistujalle käyttäen turvallista kanavaa. Käytä tätä menetelmää vain, jos oletusarvoisesti käytettävä SignSpacen jakomekanismi ei toimi. 

Allekirjoituspyynnön siirtäminen pitoon, peruuttaminen ja uudelleen avaaminen

Allekirjoituspyynnön omistaja voi perua allekirjoituspyynnön, joka ei enää ole tarpeellinen. Toiminto on allekirjoituspyynnön kontekstivalikossa.

Allekirjoituspyynnön omistaja voi avata perutun allekirjoituspyynnön uudelleen milloin tahansa. Toiminto on allekirjoituspyynnön kontekstivalikossa.

Kuka tahansa käyttäjä voi asettaa allekirjoituspyynnön pitoon. Toiminto on allekirjoituspyynnön kontekstivalikossa.

Allekirjoituspyyntö jää pitoon myös siinä tapauksessa, että allekirjoittaja valitsee En voi allekirjoittaa -vaihtoehdon.

Allekirjoituspyynnön omistaja voi avata uudelleen allekirjoituspyynnön, joka on pidossa, tai perua sen, jos se ei enää ole tarpeellinen. Nämä toiminnot ovat allekirjoituspyynnön kontekstivalikossa.

Allekirjoituspyyntöhistorian katseleminen

Allekirjoituspyyntöhistoria on allekirjoituspyynnön kontekstivalikossa.

Siitä avautuu apuikkuna, jossa näkyy luettelo tärkeimmistä allekirjoituspyynnön sisällön tai tilan muutoksiin liittyvistä toimista.

Allekirjoitettujen asiakirjojen katseleminen

Allekirjoitettujen pdf-tiedostojen katseleminen

Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet pdf-tiedoston SignSpacessa, pdf-tiedoston loppuun liitetään allekirjoitussivu.

Valmis allekirjoituspyyntö, jossa on pdf-tiedostoja, näyttää tältä:

Pdf-tiedostojen tapauksessa voit napsauttaa tiedostoliitettä ja katsella allekirjoitettua pdf-tiedostoa verkossa (allekirjoitukset ovat asiakirjan viimeisellä sivulla). Voit ladata kunkin pdf-tiedoston erikseen tietokoneellesi. Voit myös ladata kaikki allekirjoitetut tiedostot sisältävän zip-tiedoston tietokoneellesi napsauttamalla Lataa kaikki tiedostot ja allekirjoitukset -linkkiä.

Allekirjoitettujen muiden kuin pdf-tiedostojen katseleminen

Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet muun kuin pdf-tiedoston (esim. Word-, PowerPoint-, Excel- tai kuva- tai videotiedoston) SignSpacessa, luodaan zip-tiedosto. Se sisältää alkuperäisen tiedoston ja pdf-muotoisen allekirjoitussivun.

Valmis allekirjoituspyyntö, jossa on muita kuin pdf-tiedostoja, näyttää tältä (kukin allekirjoitettu tiedosto ja siihen liittyvä allekirjoitussivu pakataan zip-tiedostoon).

Zip-kansioita ei voi esikatsella verkossa, mutta voit ladata kunkin zip-tiedoston erikseen tietokoneellesi ja katsella tiedostoja. Voit myös ladata kaikki alkuperäiset tiedostot ja niiden pdf-muotoiset allekirjoitussivut sisältävän zip-tiedoston tietokoneellesi napsauttamalla Lataa kaikki tiedostot ja allekirjoitukset -linkkiä.

Allekirjoitettujen asiakirjojen varmentaminen

Asiakirjojen varmennuspalvelun avulla voit tarkistaa SignSpacessa allekirjoitettujen asiakirjojen eheyden. Palvelu on käytettävissä osoitteessa https://www.signspace.com/fi/verifiointi. Asiakirjan varmentamista varten tarvitset asiakirjan ja sen allekirjoitustiedot. Allekirjoitustiedot voivat olla eri muodoissa:

• PDF-asiakirjan loppuun liitetyllä sivulla
• Erillisessä PDF-asiakirjassa

Helpoin tapa varmistaa, että sinulla on kaikki varmentamiseen tarvittavat tiedot, on napsauttaa loppuun suoritetussa allekirjoituspyynnössä Lataa kaikki tiedostot ja allekirjoitukset ‑linkkiä.

Säilytä tämä zip-tiedosto tulevaa tarvetta varten, ja kun haluat varmentaa allekirjoitukset, lataa tämä zip-tiedosto varmennuspalvelun sivulle osoitteessa https://www.signspace.com/fi/verifiointi.

Kun lataat zip-tiedoston, näet varmentamisen tuloksen:

Voit ladata varmennettavaksi myös yksittäisen tiedoston zip-tiedostosta. Tällöin sinun on tiedettävä tarkasti, missä ja missä muodossa allekirjoitustiedot ovat (muuten saat virheilmoituksen). Seuraavissa tuloksissa näkyy yksittäisen tiedoston varmennuksen tulos, jossa kerrotaan, että tiedosto allekirjoitettiin osana pakettia, jossa on kaksi asiakirjaa.

Jos et lataa asianmukaisia allekirjoitetun tiedoston allekirjoitustietoja, saat tämän tai vastaavan virheilmoituksen. Tällaisen tilanteen välttämiseksi kannattaa käyttää ladattua zip-tiedostoa.

Suodatus ja haku

Tarvittavat allekirjoituspyynnöt on helppo löytää ennalta määritettyjen suodatinten, tagien ja vapaatekstihaun avulla.

Suodattimet ovat sivupalkissa. Valitse hakuusi sopiva suodatin, niin saat luettelon suodattimen mukaisista allekirjoituspyynnöistä. Voit tarkentaa hakua valitsemalla suodattimen nimen vieressä näkyvän kuvakkeen, josta avautuu lisää suodattimia. Voit tarkentaa hakua myös lisäämällä aiemmin käyttämiäsi tageja hakukenttään tai käyttämällä vapaatekstihakua.

VINKKEJÄ:

• Jos haluat luettelon allekirjoituspyynnöistä, jotka odottavat allekirjoitustasi, valitse ”Vastaanotetut pyynnöt” -> ”Tekemättömät”-suodatin.
• Jos haluat luettelon luomistasi allekirjoituspyynnöistä, joita ei vielä ole allekirjoitettu, valitse ”Lähetetyt pyynnöt” -> ”Tekemättömät”-suodatin.

HUOMAA: ”Tekemättömät”-suodatin ei näytä allekirjoituspyyntöjä, jotka on asetettu pitoon. Näet pitoon asetetut allekirjoituspyynnöt valitsemalla ”Pidossa”-suodattimen.