Metatiedon yhteenveto
SignSpacen metatietotoiminnot tekevät sopimusten hallinnasta helpompaa ja jäsennellympää. Tarvittavat tiedot ovat niitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla ja niiden löytäminen on helppoa. Tiedot voidaan järjestää vastaamaan kunkin organisaation yksilöllisiä tiedonhallintavaatimuksia. Ennalta määritettyjä tietorakenteita voidaan hyödyntää automatisoitujen prosessien rakentamiseen, kuten sisällön jakamiseen, automaattisiin sopimusten uusimisilmoituksiin sekä täysin automatisoituun arkistointiin.
Metatiedon ylläpito
Oletusarvoisesti pääkäyttäjillä on oikeus hallinnoida metatietoa. Lisäkäyttäjille tai ryhmille voidaan myöntää oikeus tietoihin Metatietoasetukset -osiossa.
Metatietoa hallinnoidaan metatietoasetusten kautta. Käyttäjät, joilla on vaaditut oikeudet, pääsevät asetuksiin napauttamalla yläpalkissa olevaa taulukkoa muistuttavaa metatietoikonia.
Metatiedon hallinta
Ennalta määritettyjen metatietorakenteiden ansiosta käyttäjät voivat lisätä metatietoja, kun he luovat allekirjoituspyyntöjä tai jakavat tiedostoja. Jotta käyttäjät voivat lisätä metatietoja, rakenteet täytyy ensin määrittää.
Metatietomalleja käytetään tarvittavien metatietojen keräämiseen käyttäjiltä. Metatietokentät määrittävät, mitä tietoja kerätään.
Metatietokentät
Metatietokentät ovat malleissa välttämättömiä, joten ne täytyy määrittää ennen mallien luomista. Metatietokentät määrittävät, mitä tietoja käyttäjiltä kerätään. Metatietokenttiä on viittä eri tyyppiä: teksti, päivämäärä, luettelo, numero ja henkilö.
Uusi kenttä luodaan napauttamalla +Uusi kenttä -painiketta metatietokenttien luettelossa. Yläosa on samanlainen kaikissa kenttätyypeissä. Kentän nimi täytetään ja kentän tyyppi valitaan listasta. Kentän tyyppi on oletusarvoisesti Teksti.
Jokaisella tyypillä on omat ominaispiirteensä. Jos metatiedot on syötettävä vapaana tekstinä, valitse kenttätyypiksi Teksti. Jos taas haluat varmistua siitä, että arvot syötetään tietyllä tavalla, valitse kenttätyypiksi Luettelo ja määritä syötettävät arvot. Päivämäärä-kentän avulla käyttäjät voivat lisätä päivämääriä, ja Numero-kenttä mahdollistaa numeeristen arvojen syöttämisen. Henkilö-kenttää käytetään, kun tietty henkilö tai ryhmä täytyy sisällyttää metatietoihin.
Metatietomallit
Metatietomalleja käytetään jäsenneltyjen metatietojen keräämiseen käyttäjiltä. Voit esimerkiksi luoda yhden metatietomallin kokouspöytäkirjoille ja toisen tietyntyyppisille sopimuksille, kuten alihankintasopimuksille tai yleismallisille sopimuksille.
Kun olet määrittänyt vaaditut metatietokentät, voit luoda metatietomallin, joka määrittää, mitä tietoja käyttäjiltä kerätään.
Uusi malli luodaan napauttamalla +Uusi metatietomalli metatietomallien luettelosta.
Anna nimi ja kirjoita tarvittaessa kuvaus. Nämä näkyvät käyttäjille sivuilla, joille metatietoja on syötetty.
Lisää metatietokenttiä valittavana olevien metatietokenttien luettelosta. Valitut kentät voidaan järjestää vetämällä ja tiputtamalla ne haluttuun järjestykseen.
Voit määrittää osan tai kaikki metatietokentistä pakollisiksi. Tätä suositellaan, jos metatietoja käytetään myöhemmin asiakirjojen jakamiseen tai arkistointiin.
Metatietomalli jaetaan oletusarvoisesti organisaatiosi kanssa. Jakamista on mahdollista räätälöidä asettamalla tiettyjä rajoituksia. Jakaminen on organisaatiotasolla rajattu omaan organisaatioon ja konserniyhtiöihin.
Metatietoluettelot
Ennalta määritetyt metatietoluettelot mahdollistavat käyttäjien syöttämien metatietojen sisällön ja muodon hallitsemisen. Näitä jäsenneltyjä luetteloita voidaan käyttää, kun sisältöä täytyy jakaa tietyille ryhmille tai arkistoida ulkopuolisiin järjestelmiin.
Valitse (+) lisätäksesi arvoja ja (-) poistaaksesi arvoja. Enter-näppäin lisää uuden rivin.
Kentän poistaminen ei poista kyseiselle arvolle aikaisemmin syötettyjä metatietoja. Poistettuja arvoja on mahdollista tarkastella valitsemalla Näytä poistetut. Valitse (+), jos haluat palauttaa poistetun arvon takaisin aktiiviselle listalle.
Jaa ryhmän kanssa -sarake määrittää ryhmän/ryhmät, joiden kanssa uudet allekirjoituspyynnöt jaetaan automaattisesti, kun niitä vastaava arvo täytetään.
Kun haluat jakaa sisältöä ulkopuolisen järjestelmän kanssa tiettyjen ennalta määritettyjen rakenteiden pohjalta, voit määrittää vastaavan URL-osoitteen tai viitteen Ulkopuolisen järjestelmäviitteen avulla.
Vaihtoehtoinen tapa luetteloarvojen syöttämiselle on tuoda arvot tiedostosta. Lataa esimerkkitiedosto (Excel (CSV)), lisää arvot ja tuo ne tuo tiedostot -toiminnolla.
Päivämäärä-kenttä ja automaattiset ilmoitukset
Päivämäärä-kenttää käytetään, kun halutaan syöttää metatietoja päivämäärän muodossa. Voit aikatauluttaa automaattisia ilmoituksia kenttään syötetyn päivämäärän pohjalta. Voit esimerkiksi määrittää prosessin lähettämään automaattisen ilmoituksen ennalta määritetylle käyttäjälle tai ryhmälle, kun sopimus täytyy uusia.
Määritä ilmoitusaikataulu, valitse roolit, joille ilmoitus lähetetään, ja lisää teksti, joka näytetään vastaanottajille sähköposti-ilmoituksessa.
VINKKI: Jos haluat, että metatietojen luoja päättää, kenelle ilmoitus lähetetään, luo henkilökenttä, lisää se samaan malliin päivämäärän kanssa ja valitse henkilökenttä ilmoituksen vastaanottajaksi (rooli). Alla olevassa esimerkissä sopimuksen omistajalle (henkilökenttä) ilmoitetaan, kun sopimus täytyy uusia.
Henkilö-kenttä
Henkilö-kenttää käytetään, kun tietty henkilö tai ryhmä täytyy sisällyttää metatietoihin. Tämä tieto on hyödyllinen silloin, kun haluat määrittää henkilön tai ryhmän, jolle lähetetään automaattisia ilmoituksia (ks. Päivämäärä-kenttä)
HUOMAUTUS: Kenttään voidaan lisätä ainoastaan henkilöitä/ryhmiä, joilla on rekisteröity SignSpace-tili.
Numero-kenttä
Numero-kenttää käytetään, kun metatietoja täytyy tallentaa numeromuodossa. Desimaalit voidaan antaa välillä 0–2.
Kieliversiot
Kieliversiot voidaan määrittää metatietokenttiin tai malleihin. Tuetut kielet ovat englanti, suomi ja ruotsi.
Jos kieliversiota ei määritetä, oletusteksti näytetään kaikilla kielillä. Kun kieliversio valitaan, oletusteksti korvataan valitun kielisellä tekstillä.
Alla olevassa esimerkissä oletusteksti on ”Confidentiality” ja suomenkieliseen versioon on lisätty vastine ”Luottamuksellisuus”. Kun palvelun kieleksi on valittu suomi, näytetään teksti ”Luottamuksellisuus”, kun taas ruotsin- ja englanninkielisissä versioissa näytetään teksti ”Confidentiality”.
Kirjoita ja muokkaa metatietoja
Metatiedot täytetään, kun uusi allekirjoituspyyntö luodaan tai allekirjoituspyyntöä muokataan, tai myöhemmin esikatseluvaiheessa. Metatietoja voivat kirjoittaa tilan omistajat, metatiedon ylläpitäjät ja luotetut ylläpitäjät. Muilla valitussa metatietomallissa määritetyillä käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeus.
Valitse malli luettelosta lisätäksesi metatietoja.
Täytä pakolliset kentät, jotka on merkitty asteriskillä (*), ja muut tarvittavat kentät.
Metatietojen haku
Metatiedot täydentävät hakutuloksia. Kun hakukenttään kirjoitetaan vapaata tekstiä, ehdotetut tulokset listataan automaattisesti. Metatietojen haku kohdistuu luetteloihin ja tekstikenttiin, joissa haku on sallittu.
Tiedostonäkymän metatiedot
Tiedostonäkymää on mahdollista laajentaa metatietosarakkeella. Valitse ”Muokkaa sarakkeita”, valitse näytettävät metatiedot ja napsauta ”Vahvista”.
Valitut metatiedot näytetään tiedostoluettelossa.
